Direction financière et administrative

(Poste à temps plein)

Description du poste :

Relevant de la direction générale, la direction financière et administrative a la responsabilité du développement et de la bonne gestion du centre culturel franco-manitobain tout en veillant à respecter les orientations artistiques et stratégiques. Ce poste assure la gestion des ressources financières, matérielles et humaines, supervise le personnel administratif et contribue au développement des activités de l’organisme. En collaboration avec la direction générale, la personne en charge de ce poste aura pour mission de mener la réflexion sur le mandat et les orientations de l’organisme à développer.

Plus précisément, mais non exclusivement, les responsabilités et tâches relevant de sa fonction sont les suivantes :

• Gestion financière (30%)
  • Élaborer et administrer les politiques et procédures financières;
  • Préparer les prévisions budgétaires et les analyses financières;
  • Coordonner et superviser le travail de comptabilité, veiller à la conformité aux lois pertinentes, assurer les conciliations bancaires et les audits annuels. Préparer les livres comptables et la documentation pour la fin d’année financière et effectuer les écritures de journal finales;
  • Mener différentes initiatives visant à produire des conseils financiers stratégiques, des observations, des analyses, des états financiers et des rapports mensuels et annuels à l’intention de la DG, du conseil d’administration et du comité des finances et de la vérification;
  • Appuyer la direction de la programmation artistique et culturelle (DPAC) dans les négociations financières touchant à la programmation, aux coproductions et aux collaborations avec d’autres organismes;
  • Préparer les rapports TPS, TPV et WCB et garantir les paiements dans les délais indiqués;
  • Superviser la préparation des contrats sur les droits d’auteurs et assurer les paiements dans les délais indiqués;
  • Veiller à l’application des politiques et procédures relatives aux archives d’informations financières et administratives;
  • Garantir un traitement de factures conforme aux politiques et procédures, à la vérification des approbations, des ajouts et du codage;
  • Gérer et soumettre les lots de paiement par voie électronique ou manuelle (chèque), selon le besoin, au profit des fournisseurs
  • Traiter et s’assurer que les paiements de toutes les remises gouvernementales (retenues salariales, TPS, TVD, etc.) sont soumis aux dates prescrites;
  • Effectuer des virements bancaires selon les besoins.
• Planification du financement (15%)
  • En collaboration avec la DPAC:
    • Établir les objectifs saisonniers de financement et veiller à leur réalisation
    • Apporter le soutien financier aux demandes de subvention et aux rapports annuels;
  • Relire les demandes de subventions rédigées par la DPAC
  • Veiller à la compilation des données statistiques

• Gestion des ressources matérielles (15%)
  • Proposer et gérer le budget de l’entretien et du maintien;
  • Élaborer les plans des besoins en immobilisations (capitaux) à long terme;
  • Planifier les opérations relatives aux infrastructures du CCFM (permis, réparations, etc.)
  • Gérer tous les inventaires de l’organisme (biens et systèmes informatiques);
  • Assurer le lien avec la Province et autres bailleurs de fonds pour toute question relative à l’édifice et gérer les assurances (bâtiments et équipements);
  • Gérer les relations avec l’ensemble des groupes résidents, faire le suivi des ententes et renouveler les baux avec eux;
  • Appuyer les membres de l’équipe en matière d’efficacité opérationnelle de leurs départements;
  • Assister la direction générale dans la négociation des contrats de service et veiller a leur implémenter
  • Garantir l’application des règles et des normes de santé et sécurité au travail (comité).

• Gestion des ressources humaines (20%)
• Préparer la paie pour tous les employés de la corporation et la préparation des T4 et T4A;
• Gérer le programme d’avantages sociaux de la corporation ainsi que le régime de retraite;
• Assister le personnel dans la compréhension et l’application de la politique des ressources humaines;
• En la direction générale et autre membre de l’équipe-cadre, assurer le bon déroulement de l’embauche ou du licenciement des employés;
• Avec la direction générale, gérer la rémunération du personnel (à l’exception de la Direction générale);
• Avec la direction générale et autre membre de l’équipe-cadre, négocier et rédiger les contrats (personnel à temps plein et à temps partiel, travailleur occasionnel, artistes, contractuels, pigistes, etc.), voir à leur signature et assurer les paiements, y compris les droits d’auteurs;
• Avec la direction générale et autre membre de l’équipe-cadre, assurer l’évaluation des employés;
• Avec la direction générale faire la révision et les mises à jour des politiques et procédures ainsi que le guide des membres du personnel;
• Avec la direction générale, voir à la formation et au perfectionnement professionnel;
• Avec la direction générale, voir à l’engagement des consultants ou pigistes nécessaires à l’accomplissement de certaines charges spécifiques de travail, coordonner et superviser les travaux effectués par ces derniers;
• Tenir à jour et rendre compte des calendriers de vacances ainsi que des présences du personnel.
• Assurer un rôle de leadership pour garantir l’efficacité des performances et des tâches quotidiennes de l’équipe chargée des finances et des opérations afin d’atteindre les objectifs opérationnels. Discuter de manière proactive des problèmes de rendement avec le personnel et procéder à des évaluations du rendement.
• Fonctions reliées au travail avec le conseil d’administration (5%)
  • Appuyer le conseil d’administration dans ses responsabilités décisionnelles;
  • Appuyer le comité de finance dans leurs responsabilités;
  • Assurer que les politiques et procédures soient mises en place afin d’assurer le bon fonctionnement de l’organisme;
  • Assurer que les envois nécessaires pour les rencontres soient complétés ainsi que les procès-verbaux;
  • Assister aux réunions du conseil d’administration et à transmettre toutes les informations nécessaires aux discussions;
  • Développer le manuel d’orientation et voir à sa mise à jour, assurer l’orientation des nouveaux membres du CA.

• Fonctions reliées à la direction stratégique et relations communautaires (10%)
  • Appuyer la présidence du conseil et la Direction générale dans la représentation et la défense des intérêts de l’organisme auprès des agences gouvernementales et des différents organismes partenaires;
  • Participer aux relations publiques et assurer de bonnes relations avec les partenaires et collaborateurs de la compagnie;
  • Représenter l’organisme lors de rencontres, d’activités et d’événements jugés importants au développement et au positionnement stratégique du CCFM et assurer une présence de l’organisme sur les comités jugés stratégiques pour le centre;
  • Aider la direction générale à la planification stratégique et participer à sa mise en œuvre, y compris le plan d’action;
  • Appuyer la DPAC dans le développement de nouveaux projets et des collaborations communautaires;
  • Surveiller les tendances de l’industrie et les grands changements du marché afin d’assurer le succès du plan stratégique et des projets de l’organisme.

• Autres tâches connexes (5%)
• Concevoir et appliquer les méthodes et les procédures de contrôle interne
  • Mettre en place les systèmes de contrôle interne et voir à ce que ceux-ci soient respectés;
  • Recommander les changements qui augmenteraient la rentabilité des services et activités ou amélioreraient les systèmes utilisés;
  • Responsable de l’administration des inventaires et des dépenses capitales.
• Participer à l’administration des activités et des services de la corporation
  • Participer aux rencontres d’équipe, rencontre de planification avec le conseil d’administration comité de finances et toutes autres rencontres qui touchent les différents projets/dossiers de la corporation;
  • Participer à des projets ponctuels;
  • Assumer toutes autres tâches déléguées par la direction générale.
• Formation continue
• assume la responsabilité personnelle de maintenir ses compétences à jour en assistant à des séances de formation continue, en visionnant des vidéos, en lisant des articles et en participant à des séminaires, selon les besoins;
• poursuit son développement professionnel par une participation pertinente à la formation continue;
• partager les connaissances et les compétences acquises avec ses pairs.

Éducation et formation

Diplôme universitaire en gestion, en administration des affaires, ou l’équivalent ainsi qu’un minimum de 4 ans dans un programme de formation professionnelle approuvé par l’association provinciale de comptables agréées (CPA).

Expérience

L’expérience de travail connexe antérieur minimale requise afin que le titulaire puisse effectuer ce travail avec compétence est de 4 à 7 ans. L’expérience est requise dans un domaine relié à la comptabilité et à plusieurs aspects financiers, incluant la préparation de rapports financiers, de planification financière, d’analyse de cas, des comptes à payer et du système de paie. De l’expérience dans la gestion de projets et d’octrois gouvernementaux est considérée des atouts.

Habiletés et compétences :

• Excellent jugement
• Compétences interpersonnelles
• Savoir bien communiquer en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit
• Capacité de travailler en équipe est très importante
• Connaissance approfondie de la comptabilité et la précision numérale
• Planification budgétaire
• Fiscalité
• Gestion
• Connaissance des différents programmes informatiques reliés aux finances (Quickbooks, Ceridian)
• Bonne connaissance des logiciels Word et Excel;

Coordination de la programmation artistique et culturelle

Relevant de la Direction générale et artistique, le Coordonnateur culturel et artistique appuie la direction avec la conceptualisation et le développement de la programmation annuelle et accomplit diverses tâches de coordination et de logistique reliées à cette programmation.

Poste à temps plein avec la possibilité de travailler en soirée et les fins de semaine

Détails des fonctions

Fonctions reliées à la planification programmation (30%)

• • Participer à la conception de la programmation annuelle avec l’équipe de programmation du CCFM (direction générale et artistique et autres gens au besoin) ;
  • Aider à développer la programmation, c’est à dire faire de la rechercher et faire des suggestions d’artistes ou activités pour approbation par la direction générale et artistique en vue de la programmation, soit le Patio 340, Mardi Jazz, la série Coup de Cœur, la série jeune publique, l’école art multidisciplinaire et tout autre programmation ;
  • Travailler de concert avec les enseignants de l’école de danse et les représentants de l’Ensemble folklorique de la Rivière Rouge afin d’établir l’offre de service de l’école et la bonne gestion de l’Ensemble et être la liaison avec les autres membres de l’équipe du CCFM ;
  • Appuyer la direction générale et artistique avec l’établissement et la surveillance des budgets pour la programmation annuelle.

Fonctions reliées à la coordination et l’exécution de la programmation qui inclue l’administration (50%)

• • Planifier, organiser et exécuter les détails de logistiques tels que la réservation des lieux, les besoins techniques, le besoin de bénévoles, les besoins de matériaux, etc. pour toutes activités de programmation du CCFM, y inclus, nos activités communautaires ;
  • Planifier et organiser l’école de danse, l’école d’art pluridisciplinaire et les camps d’été
  • Faire la création des contrats pour les artistes, les employés contractuels et les enseignants de l’école de danse ;
  • Faire la liaison entre les artistes et l’équipe du CCFM ;
  • Recruter, former et gérer les bénévoles pour nos activités ;
  • Être présent lors de certains événements du CCFM.

Fonctions reliées à autre fonction (20%)

• • • Obtenir toutes les informations nécessaires telles que photo et bio d’artistes, etc. pour les outils de promotion ;
• Appuyer la direction générale, la directrice artistique,le responsable des communications et du marketing et le directeur de la commercialisation dans la réalisation de tâches liées aux partenariats, à la recherche de commandites, au développement du public, à la vente et la promotion d’activités, à la billetterie, etc. ;
• Assurer la compilation des données et la tenue des rapports statistiques reliés aux activités de programmation ;
• Aider au développement des demandes de subventions et les rapports reliés à la programmation ;
• Établir et entretenir des liens avec divers partenaires et organisations et collaborer avec ceux-ci tel le 100 Nons, le CJP, l’ACFM, le TCM et autres ;
• Participer aux réunions du personnel et de planification annuelle ;
• Proposer différents éléments pour améliorer le fonctionnement du département ;
• Assurer toute autre tâche déléguée par la direction générale et artistique.

Éducation et formation

• Un baccalauréat général ou dans un domaine relié à la gestion d’événements spéciaux et l’administration des affaires

Expérience

• L’expérience est requise dans un domaine relié à l’organisation d’événements ainsi que de l’expérience dans la gestion de projet et dans l’industrie musicale et de programmation d’événements.

Habiletés et compétences

• Gestion de projet, une capacité de prioriser, travailler avec des échéanciers serrés, avoir la capacité de rester calme durant des moments de stress;
• Attention aux détails;
• Bilingue avec une bonne connaissance du français et la capacité de communiquer à l’oral et à l’écrit dans les deux langues officielles;
• Bonne capacité d’adaptation face à de nouvelles situations, esprit d’initiative et d’innovation, peut prendre des décisions rapidement ;
• Compétences interpersonnelles, capacité de travailler en équipe et avoir des connaissances générales de la communauté artistique du Manitoba;
• Conduite professionnelle exemplaire : motivation, ponctualité, sens de la responsabilité, confidentialité, tact;
• Connaissance informatique de la suite Microsoft (Word, Excel, Powerpoint et Outlook) ainsi que TEAMS et ZOOM;
• Permis de conduire valide au Manitoba et au Canada ainsi qu’accès à un automobile;
• Preuve d’immunisation complète contre la COVID-19.

Agent.e en comptabilité 

Relevant de la Direction financière et administrative, l’Agent.e en comptabilité contribuera à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’organisme et apporte un appui administratif, financier et logistique à l’organisme. 

Détails des fonctions 

• Fonctions reliées à la comptabilité (40%) 
• Comptabilisation et enregistrement des ventes et des comptes débiteurs ; 
• Effectue la facturation ; 
• Faire la conciliation d’argent comptant provenant des activités (programmation et location de salle), le dépôt et l’écriture comptable ; 
• Remplir les caisses d’argent comptant au besoin ; 

• S’assurer avec le soutien de la réceptionniste du 340 Provencher que les rapports journaliers de ventes ainsi que l’argent soient balancés de façon journalière ; 
• Effectue l’entrée de données comptables (chèque, dépôts) avec le logiciel financier et assister à la mise en place des mesures de contrôle (compte à recevoir, facturation, relance des chèques NSF et comptes impayés, etc.) ; 
• Effectue ou vérifier le codage des factures et effectues les écritures de journal dans le logiciel financier et maintien un registre des écritures effectuées au cours de l’année. 
• Aider à revoir les comptes du grand livre dans Quickbooks, préparer la documentation pour la fin d’année financière et effectuer les écritures de journal finales ; 
• Assister à la préparation du rapport financier (document interne Excel avec prévisions) pour le conseil d’administration) ; 

• Assister à la préparation des budgets de l’année ; 
• Intégrer les outils financiers de la plateforme EventPro dans les processus de comptabilité ; 
• Assister à la préparation de divers rapports financiers gouvernementaux (flux de trésorerie, etc.) ; 
• Aider à produire les rapports de fin de mois et de fin de trimestre en temps opportun et avec exactitude. 

Fonctions reliées à l’administration (40%) 

• Appuyer la Direction financière et administrative dans ses tâches ; 
• Assumer la relève de certaines tâches attribuées par la direction administrative lors de ses absences ; 
• Appuyer la Direction générale et la direction financière et administrative avec la réalisation des tâches administratives relatives aux politiques et procédures ainsi que le guide des membres du personnel,  
• Appuyer la Direction générale avec la gestion du Conseil d’administration, commande de repas, préparation des matériaux pour les rencontres ainsi qu’agir en tant que secrétaire pour les rencontres du Conseil et de ses comités ; 

• Assister aux rencontres du conseil d’administration, s’assurer des envois nécessaires pour les rencontres, rédiger l’ordre du jour, les procès-verbaux et effectuer tout autre suivi nécessaire ; 
• Aider à la bonne gestion des contrats, tableau pour les T4A, réquisition de chèques et autres tâches ; 
• Préparation annuelle de documents pour leur archivage ; 
• L’établissement et le maintien d’un système de classement ainsi que les procédures d’archivage ; et assurer la confidentialité de toutes les informations conformément aux politiques et procédures de l’organisation. 
• S’occuper des fournitures de bureau et voir à renflouer les stocks ; 

• Dépouiller le courrier et l’acheminer, l’affranchir et le mettre à la poste (avec le soutien de la réceptionniste du 340 Provencher) ; 
• Appeler lorsque l’imprimante est défectueuse et faire les commandes pour l’encre. 

Autres Fonctions (20%) 

• Gérer les activités du secrétariat; 

• Remplacer la réceptionniste du 340 Provencher au besoin ; 
• Participation active aux rencontres du personnel ; 
• Propose différents éléments pour améliorer le fonctionnement de son département et développe les outils correspondants ; 
• Toutes autres tâches telles que demandé par la direction générale et direction financière et administrative. 
• Formation continue 

• assume la responsabilité personnelle de maintenir ses compétences à jour en assistant à des séances de formation continue, en visionnant des vidéos, en lisant des articles et en participant à des séminaires, selon les besoins; 
• poursuit son développement professionnel par une participation pertinente à la formation continue; 
• partager les connaissances et les compétences acquises avec ses pairs. 

Éducation et formation 

• Diplôme universitaire avec concentration en Gestion des affaires 

Expérience 

• Intérêt en les arts et en la gestion des organismes à but non lucratif ;  
• Travail d’équipe. 

Compétences et aptitudes  

• Bilingue ; excellente communication à l’oral et à l’écrit dans les deux langues officielles ; 
• Connaissances et expérience pertinente dans le domaine de la comptabilité ; 
• A un sens aigu de l’organisation et une excellente capacité à prioriser les tâches ; 

• Capacité de travailler en autonomie ainsi qu’en équipe : 
• Accomplis ses tâches dans les délais requis ; bonne capacité d’adaptation face à de nouvelles situations, esprit d’initiative ; peut prendre des décisions rapidement ;  
• A beaucoup d’entregent et sait se présenter en public ;  
• A des dispositions pour la rédaction de documents diversifiés dans les deux langues.  

Le masculin est employé à des fins pratiques, dans le but unique d’alléger le texte. 

Préposé au bar pour le CCFM

Le Centre culturel franco-manitobain (CCFM) recrute des personnes dynamiques, expérimentées et bilingues pour accomplir le service au bar du Patio 340, bar culturel pop-up, estival et bilingue, installé dans les jardins du CCFM, qui maintenant se déplace au chaud dans la salle Antoine Gaborieau, pour la saison hivernale.

Le barman assure la gestion du bar ainsi que le service à la clientèle.

À compter de janvier 2022, les shifts seront dans les plages horaires suivantes :

– Mardi : de 18h30 à 00h00
– Jeudi : de 18h30 à 00h30
– Vendredi : de 18h30 à 01h30
– Samedi : de 18h30 à 01h30

– NB : Des shifts additionnels pourraient être ajoutés ponctuellement pour des événements spéciaux et privés. 

Responsabilités (liste non-exhaustive):

• Assurer l’ouverture et la fermeture du bar, selon les procédures du CCFM;
• Veiller à l’aménagement du bar (boissons, matériel et équipement);
• Conseiller et servir les clients (vins, bières, alcools et cocktails);
• Enregistrer, préparer puis servir les commandes des clients;
• S’assurer de la satisfaction de la clientèle: recevoir les commentaires, suggestions et plaintes des clients et en faire part au gérant;
• Percevoir les paiements, inscrire les ventes, préparer et remettre les dépôts;
• Appliquer toutes les normes d’hygiène, de santé et de sécurité au travail, ainsi que les protocoles sanitaires de la Santé publique du Manitoba;
• Accomplir toute autre tâche relative à la gestion du bar, sur demande du gérant.

Compétences et aptitudes recherchées :

• Détenir un certificat Smart Choices valide;
• Excellent sens de l’accueil et de l’entregent;
• Aptitudes pour le service à la clientèle et la vente;
• Bon sens de l’organisation et motivé pour le travail bien fait;
• Bonne maitrise du français et de l’anglais à l’oral;
• Expérience dans l’opération d’un point de vente informatisé (Square un atout);
• Expérience pertinente dans un poste similaire;
• Une affinité pour les arts et la culture est un atout;

Taux horaire : 12.50$ + pourboires.
Entrée en fonction : Janvier 2022

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae en français, une lettre de présentation et vos références Au plus tard, le 7 janvier 2022 à :

Pierre Mekrabech, Directeur de la commercialisation. pmekrabech@ccfm.mb.ca

Objet : Poste de préposé au bar 

Nous remercions d’avance toutes les personnes qui postuleront. Cependant, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. 

Type d’emploi : Temps Plein, Temps Partiel, Temporaire.
Salaire : 12.50$ par heure
Mesures COVID-19:
Port du masque, être entièrement vacciné, équipe de désinfection et hygiène.